首页 > 软件 > 正文

SAP Concur连结企业内外,实现项目制费用管理的精细化管理

2019-08-07 09:28:13   来源:IT运维网>

“登录SAP Concur系统,员工的报销费用及消费细则直接与项目挂钩,每个项目的总花费一目了然,真正落实公司的项目制费用管理及相关规定“,投中资本财务总监汤勰表示:“现在,不仅员工差旅报销周期缩短一半,公司还能够得到详细且多维度的财务分析报告。既包含了客户所需要的费用数据颗粒度,又能保证项目费用审核和付款流程的顺畅,让员工和客户的满意度均得到提升。”
 
SAP Concur数字化解决方案不仅帮助投中资本在内部员工的差旅与费用方面实现精细合规的项目制管理,更在对外的客户沟通中围绕项目费用提供清晰透明的数据报告,真正让以项目为核心的差旅与费用管理从企业内部落地生根、开花结果。
 
成立于2007年,投中资本(CVCapital)是一家专注于战略融资及产业并购的国际化投行,总部位于上海,在北京、深圳、香港、硅谷、慕尼黑和西雅图均设有办公室,业务辐射至北美、欧洲、以色列、印度、日韩等地。公司持续深耕于TMT(电信、媒体和科技行业)和消费领域,近年来亦重点关注前沿科技、医疗健康和先进制造等领域,为高速成长的各领域企业提供本土及跨境市场战略融资、产业并购的金融服务。
 
 
财务数据精细化是项目制经营的关键
 
2014年公司率业界之先开启海外布局,成立投中资本证券并获得美国券商牌照。随着业务量的持续拓展和员工出差频率的增加,原有的财务报销流程只基于电子表格录入,无法满足财务对于数据颗粒度的要求;而项目制的费用管理更存在诸多不足:
 
首先,项目分摊制的费用管理要求数据精准度高,然而原有电子表格录入模式在财务数据的准确性和精细度方面都不足。员工在提交报销时的出错率较高,无法保证费用对应项目的准确性。财务人员不易追踪到每个项目的开支,更无法进行高效完整的数据分析。一旦票据增加,出现错误和遗漏的几率也增加。财务人员需要耗费大量精力时间审核每笔费用的合规和准确性。
 
 
其次,财务管理上存在数据孤岛,电子表格提交的费用申请报告只能提供零散或滞后的费用数据。由于机票和酒店预订需要员工个人致电指定商旅管理公司,财务管理者不能同步管理员工差旅订票的合规性。财务人员难以获得有价值的数据分析报告,缺乏对员工消费行为的透明度,不能为公司制定及优化相关的费用准则。
 
最后,由于员工要填写电子表格申请、上级领导邮件审批、财务人员审核纸质单据,最终再交由公司高层纸质审批,低效的纸质文件处理和易出错的数据输入让财务团队不堪其扰。在原有的系统下,员工从提交报销、完成审核到拿到报销款通常要花费30天。
 
高效透明的费用管理制度贯穿企业内外
 
“我们近70%的员工需要时常出差进行商务谈判、客户路演和买家关系维护,由此产生的差旅和相关费用是公司主要的成本花销。因此,能够准确地把员工花费分摊到对应的项目以及标的物,实现费用管理的可见性和智能化分析,对公司在内部管理和外部沟通方面都至关重要。” 投中资本财务总监汤勰表示。
 
因此,投中资本向SAP Concur递出橄榄枝:SAP Concur与现有的CRM客户管理系统的集成顺利,可以在系统中将所有项目名和标注名称进行统一制定,实时且精确地同步数据,为客户出具所需的财务报告;公司不再依靠分散的第三方差旅预订供应商,SAP Concur与携程商旅合作恰好弥补公司在差旅预订整合方面的缺失;原有系统要求员工手动录入数据,而SAP Concur的自动化流程大幅简化财务人员的工作。更重要的是,凭借SAP Concur,投中资本将迫切需要提升的数据颗粒度、实时生成财务分析报表和费用处理效率落到实处。
 
精细化数据分析让财务管理更彻底:现在员工在提交费用报告时需要输入统一的项目编号、具体金额、消费细则和人数,甚至精确到参与者姓名。系统后台得到的财务数据无论是颗粒度还是准确度都大幅提高,切合企业所需,员工也在报销时更提升自我规范意识。对财务人员来说,条目明确的电子数据便于了解每个项目的实时总支出,轻松监控各项开支,识别可疑交易,无论是对企业内部还是面对客户,都能做到数据细致透明。通过与携程商旅的无缝整合,财务人员也能够从定期报告中了解员工定票的价格和平均折扣率,并根据公司制定的激励和监督措施,督促员工规范自身差旅消费习惯。
 
 

实时生成的财务报表令外部沟通更顺畅:SAP Concur系统帮助公司实现财务数据与具体项目的紧密关联,并打通了差旅费用的数字化通路,提高了财务可视化和数据分析能力。当客户需要查阅每个项目的结项财务报告时,财务人员可直接实时生成精准费用报表和分析报告,所有费用款项和备注明细均一目了然,方便客户在审核完毕后即可进行付款。细化明确的财务报表不仅让客户花在审核项目的周期大幅缩短,而且也避免因细则不明而产生的付款纠纷,让客户对投中资本的信任度得以提升。
 
高效的费用处理功能让内部流程更简化:如今SAP Concur预算管控功能的加入,使得在费用产生前后,均可实时掌握财务状况。管理人员可配合业务需求加以管控和调整预算,项目的监管力度和灵活度均得到提升。互联平台自动整合费用管理、差旅申请及对公支付的数据,为投中资本提供更加完整的开支视图。得益于SAP Concur手机移动端的应用程序,员工可在费用发生后立即通过手机拍照功能将票据直接录入到系统中,实时记录差旅开销,避免出错或遗忘。报销工作摊到平时零碎时间,准备费用报销的时间也由原来的5-6小时缩减到3小时。当然,由于财务审核流程的自动化水平和处理效率提高,公司员工从提交报销到获得报销款的时长也从30天锐减到15天左右。
 
今天的投中资本在差旅及费用管理方面已经看到了他们所期待的结果:员工得以规范地以项目为单位填写和提交费用报告,自觉提高员工的合规意识;财务团队提高了工作效率,获取更清晰的财务数据分析并提供更详细的项目支出总结和财务分析报告;帮助公司与客户建立更流畅、更透明的财务桥梁。随着投中资本在海外版图不断扩张,公司决定在海外办公室更多推广SAP Concur业务,同步落实更细化的项目制费用管理和更顺畅的客户沟通,期待SAP Concur能为投中资本创造更多的价值!

相关热词搜索:SAP Concur

上一篇:让你怦然心动的商务旅行是怎样的?
下一篇:Parallels Desktop 15 for Mac 全新发布,转用 Apple Metal API以对 DirectX 11 提供支持