致远协同OA在出版行业管理中打出的“无纸神功”
2013-09-25 IT运维网 / IT运维网

从上个世纪末开始,全球信息技术飞速发展,尤其是因特网的出现和普及,使得信息技术得以迅速渗透到社会经济生活各个领域,也使得信息化建设成为各行业、各领域增强自身管理效率和核心竞争力的重要手段。出版业作为我国社会主义文化产业的一部分,在信息化建设方面相对于其他领域,虽然取得了可喜的成绩,但仍然显得滞后,而且建设水平不够高,离市场需求还有一定距离,还有很大的发展潜力,在我国信息化建设中应该发挥更大的作用。同时要充分利用先进的电子信息技术改造出版业,来加快出版业信息化建设的步伐。

在出版行业的管理信息化进程中,离不开两大核心业务的信息化:对内管理信息化和对外管理信息化。社内请示、合同审批、社章申请等对内管理事务,通过信息化建设,改变“上传下达靠纸,领导审批靠跑”的传统办公模式。而营销报送、经销管理、客户管理等对外管理,对出版行业来说更是一大急迫的管理难题。致远软件十一年专注组织协同管理研究、探索和实践,针对这些管理重点和难点,致远协同OA管理系统以人为中心、以组织行为管理为主线、以工作目标为导向、以业务管控为刚性管理、以知识文化为柔性实力、以协同门户为统一工作桌面、以移动互联为个性化工作入口,帮助出版行业企业真正发挥协同价值,破解管理难题,在出版行业管理中打出一套智能、神奇的“无纸神功”,让出版行业管理更加规范,执行更加高效。

 

【破解“一支笔”传统管理,智慧协同实现高效审批】

领导“一支笔”、各类请示环节多、审批效率低、处理意见权责不清、历史审批查询难、请示跟踪难等一直就是出版行业传统管理中难以克服的现象。现在,借助协同OA办公管理系统,在IT系统的支持下,不仅能够克服这些传统难题,而且能够让管理一步进入现代智慧协同阶段,实现管理的突破和跨越。

在协同系统里,使用根据实际制度规范建立起来的各种电子表单和流程,像社内请示表、合同审批表、社章申请表、费用报销单等,只需要简单的调用模板,就能轻松的发起一个审批请示,内容格式规范、审批流程清晰,不论流程是简单还是复杂,都无需事项发起者费心费力,流程会依据条件灵活判断走向,自动流转至相关处理人,实现流程审批智能化,全部过程都是可视、可控的,各环节权责清晰明确。通过电子表单和流程,让异地办公、移动办公成为可能,高效易用,即使领导出差、开会,也能随时方便地处理协同审批,完全不必受办公环境约束,尽职尽责的同时,让管理者从办公室里得到了“解脱”,困扰领导的“一支笔”管理难题迎刃而解。

对于完成的各项审批,协同系统会自动根据设置好的安排,进行归档,后期对审批的内容、流程、意见等都可以方便的进行查询和参考,致远协同独创的“过程性知识管理”,让历史文档的真实细节,一个都不少。

协同系统实现网上在线办公,很大程度上替代了传统办公模式的纸张、电话、传真等“主角”,降低管理成本,做到完全电子化办公,信息传递顺达畅通,执行有依据,事项可跟踪,提高了出版社内部办公效率,提升科学管理水平。

 

【合同管理规范智能,不混淆、无偏差、易查询】

纸质合同,经过多个环节的审批、修改,几乎都会变得面目全非,这对合同的最终定稿带来很大困难,极易发生定稿的混淆和打印的偏差。在致远协同系统对合同的管理中,轻松调用合同模版,借助高度适配支持的OFFICE办公插件,可以方便的在线进行新建、修改、删除等相关合同的编辑工作,在合同的正文拟稿过程中,完全符合熟悉的OFFICE办公习惯。在合同核稿过程中,在系统内所有对合同正文内容的修改痕迹都会被保留下来,改动内容可以被查询,通过系统智能形成的合同不同版本,让合同核稿管理更加严谨规范。在合同正式定稿形成标准合同后,修改内容可以清楚保存,支持直接打印,避免合同版本混淆、内容篡改的问题。为加强合同的规范性和保密管理,对定稿的合同内容可以实现PDF格式转换,方便进一步的存档、查阅等管理。

对众多合同文件、文本的查询工作,在传统办公模式下,是一个费力、费时的事,而在协同管理模式下,根据出版行业实际管理需要而快速搭建起来的合同查询统计平台,自由组合查询统计条件,为不同管理角色提供多样展现内容,方便快捷,有效为管理提供决策依据,“查合同”不再是令人望而生畏的“繁重活儿”。

在致远协同“电子表单+智能流程”的“二元化工作流”引擎下,合同审批过程实现自动化、智能化、规范化,一个高效的合同管理体系已经形成。协同系统,帮助出版行业实现合同拟定、审批、执行的全面管控,实现合同文稿版本、痕迹、下载及防伪的有效管理,实现了合同台账的建立,方便统计分析,并通过“触发”等系统控制建立灵活的合同预警机制,及时管控合同的执行情况。

 

【高效、快捷、准确、低风险的图书营销报送管理】

对于出版行业来说,阶段性、重复性的图书营销汇总报表管理工作是不可缺少的,但是这项工作却不是那么容易就能做好的,收集工作量大、数据易出错,这些基础工作一直影响着出版行业的管理突破。

工欲善其事,必先利其器。

IT系统最擅长的就是与数据打交道。致远协同OA办公管理系统,使用统一规范的电子表单,用一套《分公司销售记录表》、《分公司退货记录表》、《图书销售/退货汇总表》、《图书汇报单》等,就能实现对北京、上海、南京、杭州等各地分销机构的数据整合,各地机构在线填报相关数据,利用电子表单的智能特性,保证表单格式的统一规范、数据一致、准确,避免数据丢失、虚假等风险,通过对提交时间的控制,按时进行汇总上报,实现数据的集中展现,让管理部门能够对所有数据进行集中管控,实现图书营销报送管理工作的高效、有序、准确。在协同系统为企业量身打造的“图书报送空间”里,图书营销报送管理业务的相关信息得到完整的集中展现,让沟通无障碍、协作更高效。

【协同OA“无纸神功”变革出版行业传统管理模式】

现在,中国日报、中国农业出版社、21世纪经济报道、安徽出版集团、大河报、女友、农民日报、学习出版社、海峡出版发行集团、证券日报等出版机构都已经在协同OA办公管理的道路上越走越远,在提升工作效率、提高管理效益的同时,也改变了出版行业的传统管理模式,绿色、高效、智能的价值特性,在协同管理上体现的无处不在。在中国农业出版社,致远A8协同办公系统实现了全员应用,覆盖出版社的400余名员工,平均系统并发在线率达到60%以上,实现了高效的协同管理。

在出版行业组织应用协同管理的实践过程中,我们能够清晰地发现,致远协同OA管理系统带来的几大价值亮点:通过规范合同管理全过程,实现合同条款严谨、审批高效、执行过程及时管控,让合同管理更加规范;建立管理数据库,按照不同维度制作所需的报表,借助科学、完整的数据分析,为企业整体化运营提供准确的管理决策依据;细分到个人的门户空间,提供多维信息展示,让员工能够快捷获取所需信息,实现高效的事务处理;在系统的规范下,所有人员都要按照制度填写电子表单,在严谨有效的权限体系下,明确责任关系,管控过程、关注结果,每个人都积极主动、勇于承担责任,企业优良文化在员工行为中得到了真实体现;突破时间、空间、部门、等级的局限,快速组建动态团队实行紧密合作,组织办公效率实现指数级别的提升;用了协同系统之后,深刻的一大体会不能不说对制度落地的执行保障,在系统里,所有发起、审批、督办都遵循企业制度的规范,真正实现了按制度办事,致远独创的“二元化”工作流引擎,不仅能够保证对制度规范的严禁约束执行,还能够灵活的进行各项协同、审批,加签、减签、意见震荡回复,在提升执行力的同时,切实保障了组织战略目标的实现。 

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